Abschlagsrechnung im Bau: Regeln, Beispiel und Software

Einleitung

Auf Baustellen entscheidet der Zahlungsfluss oft über den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts. Materialkosten, Löhne und Nachunternehmer müssen laufend bezahlt werden, während die Schlussrechnung meist erst am Ende gestellt wird. Die Abschlagsrechnung dient dazu, bereits während der Bauausführung Teilzahlungen zu erhalten und so die Liquidität zu sichern.

Dieser Ratgeber erklärt verständlich:

was eine Abschlagsrechnung im Bau genau ist
welche gesetzlichen Grundlagen gelten
wie eine korrekte Abschlagsrechnung aussieht
welche Fehler in der Praxis häufig auftreten
wie digitale Software den Prozess vereinfacht

Was ist eine Abschlagsrechnung im Bau?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Bauleistungen während eines laufenden Projekts. Sie ermöglicht es Auftragnehmern, Zahlungen entsprechend dem Baufortschritt zu erhalten, bevor die Schlussrechnung gestellt wird.

Typische Merkmale:

Abrechnung nach Leistungsstand
mehrere Rechnungen pro Bauprojekt möglich
spätere Verrechnung in der Schlussrechnung
dient primär der Liquiditätssicherung des Auftragnehmers

Im Bauwesen gehört die Abschlagszahlung zum Standard, da Projekte oft über Monate laufen und hohe Vorleistungen erfordern.

Gesetzliche Grundlage: BGB und VOB/B

Abschlagszahlungen nach BGB

Nach § 632a BGB kann ein Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Voraussetzung ist, dass die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde.

Wesentliche Punkte:

Anspruch besteht bereits während der Bauausführung
Höhe richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsfortschritt
Sicherheitseinbehalte können vereinbart sein

Abschlagszahlungen nach VOB/B

In Bauverträgen wird häufig die VOB/B vereinbart. Dort regelt § 16 VOB/B die Abschlagszahlung.

Kerninhalte:

Anspruch auf Abschlagszahlungen für nachgewiesene Leistungen
Prüfung durch den Auftraggeber vor Zahlung
Fristen für Zahlungseingang festgelegt
Einbehalte, z. B. für Gewährleistung, möglich

Die konkrete Anwendung hängt immer vom individuellen Bauvertrag ab.

Warum Abschlagsrechnungen wirtschaftlich entscheidend sind

Ohne regelmäßige Abschlagszahlungen entsteht schnell ein Liquiditätsproblem:

Material muss vorfinanziert werden
Personal wird laufend bezahlt
Nachunternehmer verlangen Teilzahlungen

Fehlen Abschläge, finanziert der Auftragnehmer faktisch das Bauprojekt vor.

Typische Folgen:

steigende Kreditkosten
eingeschränkter Handlungsspielraum
erhöhtes Insolvenzrisiko bei langen Bauzeiten

Eine strukturierte Abschlagsabrechnung ist daher kein Verwaltungsdetail, sondern ein zentraler Bestandteil des Baustellen-Cashflows.

Aufbau einer korrekten Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung muss klar nachvollziehbar sein. Wichtige Bestandteile:

Allgemeine Rechnungsangaben

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Auftraggeber und Auftragnehmer
Projektbezeichnung

Leistungsbezogene Angaben

abgerechneter Leistungsstand
Bezug zum Angebot oder Leistungsverzeichnis
Mengen- und Preisangaben
bereits gestellte Abschläge
verbleibender Restbetrag

Steuerliche Angaben

Nettobetrag
Umsatzsteuer
Bruttobetrag

Transparenz ist entscheidend, damit der Auftraggeber die Rechnung prüfen und freigeben kann.

Beispiel einer Abschlagsrechnung

Vereinfachtes Beispiel:

Bauprojekt: Rohbau Einfamilienhaus

Vertragssumme: 120.000 € netto

1. Abschlag – Fundamentarbeiten

Leistungsstand: 25 %
Rechnungsbetrag: 30.000 € netto

2. Abschlag – Erdgeschoss fertiggestellt

zusätzlicher Leistungsstand: 35 %
neuer Abschlag: 42.000 € netto
bisher abgerechnet gesamt: 72.000 € netto

Schlussrechnung

Restleistung: 40 %
Schlussbetrag: 48.000 € netto
Verrechnung aller Abschläge

Dieses Prinzip sorgt dafür, dass Zahlungen parallel zum Baufortschritt erfolgen.

Typische Fehler in der Praxis

Unklare Leistungsbeschreibung

Fehlende Bezugnahme auf das Leistungsverzeichnis führt häufig zu Rückfragen oder Kürzungen.

Falsche Berechnung des Leistungsstands

Zu hohe Abschläge können zu Streitigkeiten führen, zu niedrige gefährden die Liquidität.

Fehlende Übersicht über Einbehalte

Gewährleistungseinbehalte oder Sicherheitseinbehalte werden oft nicht sauber dokumentiert.

Manuelle Excel-Listen ohne Versionskontrolle

Mehrere Bearbeiter, unterschiedliche Dateistände und Rechenfehler führen schnell zu Unstimmigkeiten.

Diese Probleme kosten Zeit, verzögern Zahlungen und erhöhen das Risiko von Konflikten mit Auftraggebern.

Vorteile einer digitalen Abschlagsabrechnung

Digitale Prozesse reduzieren Verwaltungsaufwand und schaffen Transparenz.

Wichtige Effekte:

klarer Überblick über offenen Cashflow pro Baustelle
automatische Berechnung von Abschlägen und Restbeträgen
nachvollziehbare Dokumentation für Auftraggeber
weniger Fehler durch manuelle Berechnung
schnellere Rechnungsstellung und Zahlungseingänge

Gerade bei mehreren parallelen Baustellen wird eine strukturierte Lösung zunehmend notwendig.

Softwarelösung für Abschlagsabrechnung im Bau

Spezialisierte Software kann den gesamten Prozess bündeln:

Verwaltung von Baustellen und Vertragssummen
Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen
Tracking von Einbehalten und Zahlungen
Auswertung der Liquidität je Projekt

Eine solche Lösung ist beispielsweise AbschlagPro, eine Software für Baustellen-Cashflow-Controlling und Abschlagsabrechnung.

Der Nutzen liegt vor allem in:

Zeitersparnis bei der Rechnungserstellung
transparentem Zahlungsstatus
besser planbarer Liquidität über alle Projekte hinweg

Digitale Werkzeuge ersetzen dabei nicht die vertraglichen Regelungen, können aber die operative Umsetzung deutlich vereinfachen.

FAQ zur Abschlagsrechnung im Bau

Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?: Sobald eine vertragsgemäße Teilleistung erbracht wurde, kann grundsätzlich eine Abschlagszahlung verlangt werden, sofern der Bauvertrag dies vorsieht.
Wie viele Abschlagsrechnungen sind erlaubt?: Es gibt keine feste Anzahl. Entscheidend ist der vereinbarte Zahlungsplan oder der tatsächliche Baufortschritt.
Muss der Auftraggeber jede Abschlagsrechnung sofort bezahlen?: Die Zahlungsfrist ergibt sich aus dem Vertrag oder den vereinbarten Regelwerken wie der VOB/B.
Werden Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung berücksichtigt?: Ja. Alle bereits erhaltenen Zahlungen werden in der Schlussrechnung verrechnet.
Ist Software für Abschlagsrechnungen vorgeschrieben?: Nein. Digitale Lösungen sind jedoch hilfreich, um Fehler zu vermeiden und den Überblick über Zahlungen und Einbehalte zu behalten.

Fazit

Die Abschlagsrechnung ist ein zentrales Instrument zur Sicherung der Liquidität im Bauprojekt. Klare vertragliche Grundlagen, nachvollziehbare Berechnungen und strukturierte Dokumentation sind entscheidend, um Zahlungsverzögerungen und Konflikte zu vermeiden.

Digitale Lösungen können den administrativen Aufwand deutlich reduzieren und helfen, den Baustellen-Cashflow jederzeit im Blick zu behalten.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.