Abschlagsrechnung Vorlage: Inhalt, Beispiel und Hinweise

Einleitung

Viele Abschlagsrechnungen werden nicht wegen der Leistung, sondern wegen Formfehlern verzögert: unklare Positionen, fehlender Bezug zum Vertrag oder keine Übersicht der bisherigen Abschläge. Wer eine saubere Vorlage nutzt, macht Rechnungen schneller prüfbar und reduziert Rückfragen – das beschleunigt Zahlungsfreigaben.

Dieser Artikel zeigt:

  • welche Bestandteile eine gute Abschlagsrechnungs-Vorlage braucht
  • wie der Aufbau in der Praxis aussieht
  • ein vereinfachtes Beispiel
  • typische Fehler und wie sie vermieden werden
  • wie digitale Tools den Prozess stabil machen

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines laufenden Projekts. Sie wird vor der Schlussrechnung gestellt und später mit dieser verrechnet. Sie ist in Bau, Handwerk und allen projektbasierten Leistungen üblich, weil laufende Kosten (Personal, Material, Nachunternehmer) während der Ausführung entstehen.

Rechtlicher Rahmen (neutral, keine Rechtsberatung)

Je nach Vertrag gelten typischerweise Regelungen aus dem BGB (z. B. § 632a BGB) und/oder – bei vereinbarter VOB/B – die Zahlungsmechanik nach VOB/B (insb. § 16 VOB/B). In der Praxis ist entscheidend, dass die Rechnung für den Auftraggeber nachvollziehbar und prüfbar ist (Leistungsstand, Bezug zum LV/Angebot, bereits abgerechnet).

Checkliste: Das muss in eine Abschlagsrechnung Vorlage

A) Kopfbereich (Formalia)

  • Vollständiger Name/Adresse Auftragnehmer und Auftraggeber
  • Projektname / Projektnummer
  • Rechnungsnummer (eindeutig)
  • Rechnungsdatum
  • Leistungszeitraum (oder Stichtag Leistungsstand)
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Zahlungsziel / Zahlungsbedingungen (wie vertraglich vereinbart)
  • Bankverbindung

B) Leistungsblock (Prüfbarkeit)

  • Bezug zum Vertrag/Angebot/LV (Positionsnummern oder klare Zuordnung)
  • Beschreibung der bereits erbrachten Teilleistung
  • Menge/Einheit/Einzelpreis (oder %-Fortschritt, sofern vertraglich passend)
  • Zwischensumme netto

C) Übersicht der Abschläge (sehr wichtig)

  • Vertragssumme netto
  • Bisher abgerechnet (kumuliert)
  • Dieser Abschlag (netto)
  • Summe Abschläge nach dieser Rechnung
  • Rest zur Schlussrechnung

D) Einbehalte/Sicherheiten (falls vereinbart)

  • Art (z. B. Gewährleistungseinbehalt)
  • Satz (%) oder Betrag
  • Ausweis des Einbehalts auf dieser Rechnung
  • Netto/Brutto-Auswirkung transparent

E) Steuerblock

  • Nettosumme
  • Umsatzsteuer
  • Bruttosumme
  • Zahlbetrag (nach Einbehalt)

Muster-Aufbau (Vorlagen-Textbaustein)

Du kannst diese Struktur in deiner Vorlage nutzen (als Überschriften/Abschnitte):

  1. Rechnungsdaten (Kopf)
  2. Projektbezug + Vertragsreferenz
  3. Leistungsstand / abgerechnete Positionen
  4. Zusammenfassung (kumulierte Abschläge + Rest)
  5. Einbehalte/Sicherheiten (falls relevant)
  6. Steuer / Zahlbetrag / Zahlungsziel
  7. Hinweis: keine Rechtsberatung (optional)

Beispiel (vereinfacht)

Projekt: Innenausbau Büro
Vertragssumme: 80.000 EUR netto

Bisherige Abschläge:
- Abschlag 1: 24.000 EUR netto

Aktueller Leistungsstand:
- Zusätzlich erbracht: 40% der Leistung = 32.000 EUR netto

Rechnung:
- Dieser Abschlag: 32.000 EUR netto
- Summe Abschläge gesamt: 56.000 EUR netto
- Rest zur Schlussrechnung: 24.000 EUR netto

Optional Einbehalt (Beispiel):
- Gewährleistungseinbehalt 5% auf Zahlbetrag: 1.600 EUR
- Zahlbetrag netto nach Einbehalt: 30.400 EUR (zzgl. USt)

Typische Fehler (und wie die Vorlage sie verhindert)

  • Kein Bezug zum LV/Angebot → Positionsreferenzen in der Vorlage vorsehen
  • Keine kumulierte Übersicht → Summenblock standardmäßig einbauen
  • Einbehalte „verschwinden“ → Einbehalt-Abschnitt verpflichtend, wenn relevant
  • Uneinheitliche Rechnungsnummern → feste Nummernlogik (z. B. PROJ-2026-001-A02)

Digitale Alternative: Abschlagsrechnungen ohne Excel-Chaos

Manuelle Vorlagen funktionieren, solange wenige Projekte laufen. Sobald mehrere Projekte parallel laufen, steigen Risiken: Versionskonflikte, Rechenfehler, fehlende Fristenkontrolle für Einbehalte.

Spezialisierte Software kann:

  • Abschläge und Rest automatisch berechnen
  • Zahlungsstatus pro Projekt nachverfolgen
  • Einbehalte transparent verwalten
  • Auswertungen für Liquidität liefern

Eine mögliche Lösung ist AbschlagPro (projektbasierte Abschlagsabrechnung und Cashflow-Übersicht). Die vertraglichen Regeln ersetzt das nicht, aber die operative Umsetzung wird deutlich stabiler.

FAQ

Was ist der wichtigste Teil einer Abschlagsrechnung Vorlage?
Die Prüfbarkeit: Leistungsbezug + klare Übersicht der bisherigen Abschläge und des Rests.
Muss jede Abschlagsrechnung eine Positionsliste haben?
Nicht zwingend – aber ohne klare Zuordnung zum Vertrag wird es oft unprüfbar.
Wie stelle ich sicher, dass der Auftraggeber nicht wegen Formfehlern kürzt?
Konsistente Struktur, klare Mengen/Bezug, Summenblock und Einbehalte transparent ausweisen.
Kann ich eine Vorlage branchenübergreifend nutzen?
Ja, wenn du projektbasiert arbeitest. Im Bau kommen zusätzlich oft LV- und VOB-Themen hinzu.
Brauche ich Software oder reicht Word/Excel?
Bei wenigen Projekten reicht eine gute Vorlage. Mit wachsender Projektanzahl wird Software oft wirtschaftlicher.

Fazit

Eine gute Abschlagsrechnungs-Vorlage reduziert Rückfragen, beschleunigt Zahlungsfreigaben und schafft Transparenz über bereits abgerechnete Beträge, Einbehalte und Restforderungen. Entscheidend ist ein sauberer Summen- und Referenzblock.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.