Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung: Unterschiede erklärt

Einleitung

In Angeboten und Projekten werden „Teilrechnung“ und „Abschlagsrechnung“ oft gleich benutzt. In der Abwicklung macht das aber einen Unterschied: Was wird genau abgerechnet, wie wird verrechnet, und wie bleibt der Rest sauber nachvollziehbar?

Dieser Artikel klärt:

  • Definitionen und Unterschiede
  • typische Einsatzfälle
  • wie Verrechnung mit der Schlussrechnung funktioniert
  • Risiken bei falscher Anwendung
  • wie man das pro Projekt sauber steuert

Begriffe: Was ist eine Teilrechnung?

Teilrechnung bedeutet in der Praxis häufig: Es wird ein klar abgegrenzter Teil des Gesamtauftrags abgerechnet (z. B. „Lieferung und Montage Komponente A“). Die Teilrechnung bezieht sich damit eher auf einen abgegrenzten Leistungsabschnitt.

Typisch:

  • Teilabschnitt ist abgeschlossen
  • Abrechnung kann positionsbezogen erfolgen
  • passt gut zu Meilensteinen

Begriffe: Was ist eine Abschlagsrechnung?

Abschlagsrechnung bedeutet: Abrechnung nach Leistungsfortschritt bzw. Wert der bisher erbrachten Leistung. Sie kann auch dann gestellt werden, wenn der Abschnitt noch nicht „abgeschlossen“ ist, solange der Leistungsstand nachweisbar ist (vertraglicher Rahmen vorausgesetzt).

Typisch:

  • fortschrittsbezogene Abrechnung
  • oft mehrere Abschläge pro Projekt
  • stärker cashflow-getrieben

Der wichtigste Unterschied (praktisch)

  • Teilrechnung: „Ein Teil ist fertig, ich rechne diesen Teil ab.“
  • Abschlagsrechnung: „Ein Teil ist erbracht, ich rechne den bisherigen Stand ab.“

In beiden Fällen ist entscheidend, dass die Schlussrechnung alle Vorleistungen und Vorzahlungen sauber verrechnet.

Verrechnung mit der Schlussrechnung (so bleibt es sauber)

Egal ob Teil- oder Abschlagsrechnung: In der Schlussrechnung muss transparent sein:

  • Vertragssumme / Gesamtumfang
  • Summe bisher gestellter Rechnungen (kumuliert)
  • bereits gezahlt (falls relevant)
  • Restforderung / Schlussbetrag

Ohne kumulierte Darstellung entstehen Doppelabrechnungs-Vorwürfe oder unklare Restbeträge.

Einsatzfälle: Wann ist Teilrechnung sinnvoll?

  • klar definierte Meilensteine (z. B. Planung fertig, Lieferung erfolgt, Inbetriebnahme)
  • modulare Projekte (mehrere Gewerke/Module)
  • wenn der Auftraggeber Abnahmen pro Abschnitt will

Vorteil: hohe Nachvollziehbarkeit durch Abschnittslogik.

Einsatzfälle: Wann ist Abschlagsrechnung sinnvoll?

  • lange Projektlaufzeiten mit laufenden Kosten
  • hoher Vorfinanzierungsanteil (Material, Personal)
  • Bau und Ausbau mit kontinuierlichem Leistungsfortschritt
  • wenn der Vertrag regelmäßige Abschläge vorsieht

Vorteil: stabiler Cashflow über die Projektlaufzeit.

Typische Fehler, wenn Begriffe vermischt werden

1) Keine klare Zuordnung

Teilrechnung wird gestellt, aber ohne Abgrenzung, wodurch sie wie ein Abschlag wirkt – der Auftraggeber prüft anders, Rückfragen entstehen.

2) Rest wird nicht sauber gezeigt

Ohne Summenblock ist unklar, ob noch 20% oder 50% offen sind.

3) Einbehalte werden falsch behandelt

Einbehalte (z. B. Gewährleistung) müssen systematisch ausgewiesen und später freigegeben werden.

4) Projektteam verliert den Überblick

Mehrere Rechnungsarten, mehrere Excel-Versionen, unterschiedliche Nummernlogik.

Praxisbeispiel

Projekt: Anlagenmontage, Vertragssumme 200.000 EUR netto

Variante A (Teilrechnungen nach Meilenstein)

  • Teilrechnung 1: Planung abgeschlossen 40.000
  • Teilrechnung 2: Lieferung Anlage 80.000
  • Teilrechnung 3: Montage + Inbetriebnahme 80.000

Variante B (Abschlagsrechnungen nach Fortschritt)

  • Abschlag 1: Leistungsstand 25% = 50.000
  • Abschlag 2: Leistungsstand 60% (zusätzlich 35%) = 70.000
  • Abschlag 3: Leistungsstand 85% (zusätzlich 25%) = 50.000
  • Schlussrechnung: Rest 15% = 30.000

Beide Varianten können funktionieren – die Wahl ist eine Frage von Vertrag, Risiko und Cashflow.

Digital sauber steuern: einheitliche Logik pro Projekt

In der Praxis hilft es, pro Projekt festzulegen:

  • Rechnungstyp (Meilenstein/Teil vs. Fortschritt/Abschlag)
  • Nummernlogik (z. B. PROJ-…-T01 oder -A01)
  • Summenblock als Pflicht
  • Einbehalte separat tracken
  • Zahlungsstatus mitführen

Tools können genau diese Standards erzwingen. AbschlagPro zielt auf projektbasierte Abschlags- und Zahlungsübersicht ab und hilft, Rest, Einbehalte und Zahlungen konsistent zu halten.

FAQ

Kann ich Teilrechnung und Abschlagsrechnung im gleichen Projekt mischen?
Möglich, aber fehleranfällig. Wenn gemischt wird, müssen Abgrenzung und Summenlogik extrem sauber sein.
Was ist für SEO/Google das „richtige“ Wort?
In Bau suchen viele nach „Abschlagsrechnung“. In anderen Branchen ist „Teilrechnung“ häufig. Inhaltlich solltest du beide Begriffe erklären.
Was mögen Auftraggeber lieber?
Oft Teilrechnungen (Meilensteine) wegen Prüfbarkeit. Abschläge sind im Bau dennoch Standard.
Muss ich immer eine Schlussrechnung machen?
In vielen Projekten ja, um alle Vorzahlungen sauber zu verrechnen.
Was ist der größte Fehler?
Keine kumulierte Übersicht der bisher abgerechneten Beträge.

Fazit

Teilrechnung und Abschlagsrechnung sind nicht das Gleiche: Teilrechnung rechnet abgegrenzte Abschnitte ab, Abschlagsrechnung rechnet den Leistungsstand ab. Beide funktionieren, wenn Verrechnung und Summenlogik konsequent sauber sind.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.