Abschlagsrechnung erstellen: Aufbau, Pflichtangaben und Beispiel

Einleitung

In vielen Bau-, Handwerks- und Projektunternehmen entscheidet nicht nur die Höhe eines Auftrags über den wirtschaftlichen Erfolg, sondern vor allem der Zeitpunkt der Zahlungseingänge. Abschlagsrechnungen sorgen dafür, dass bereits erbrachte Leistungen während eines laufenden Projekts vergütet werden und Unternehmen ihre laufenden Kosten decken können.

Trotzdem treten in der Praxis häufig Probleme auf:

Rechnungen werden als nicht prüfbar zurückgewiesen
Beträge werden gekürzt
Zahlungsfreigaben verzögern sich
der Überblick über bereits gestellte Abschläge fehlt

Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt:

wie eine Abschlagsrechnung aufgebaut ist
welche Pflichtangaben enthalten sein müssen
wie ein konkretes Beispiel aussieht
welche Fehler vermieden werden sollten
wie digitale Lösungen den Prozess vereinfachen

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines noch nicht abgeschlossenen Projekts. Sie wird vor der Schlussrechnung gestellt und später mit dieser verrechnet.

Typische Einsatzbereiche:

Bauunternehmen
Handwerksbetriebe
Anlagen- und Maschinenbau
Agentur- und IT-Projektgeschäft
sonstige projektbasierte Dienstleistungen

Ziel ist immer: Liquidität während der Projektlaufzeit sichern.

Rechtliche Grundlage von Abschlagsrechnungen

Werkvertragsrecht nach BGB

Nach § 632a BGB können Auftragnehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der bereits erbrachten Leistungen verlangen, sofern diese vertragsgemäß ausgeführt wurden.

Wichtig:

Anspruch besteht auch vor Fertigstellung des Gesamtwerks
Höhe richtet sich nach dem tatsächlichen Leistungsstand
vertragliche Vereinbarungen sind maßgeblich

Bauverträge mit VOB/B

Wird die VOB/B vereinbart, regelt insbesondere § 16 VOB/B den Ablauf von Abschlagszahlungen, einschließlich:

prüfbarer Rechnungsstellung
Zahlungsfristen
möglicher Einbehalte

Die konkrete Ausgestaltung ergibt sich immer aus dem individuellen Vertrag.

Pflichtangaben in einer Abschlagsrechnung

Damit eine Abschlagsrechnung akzeptiert und bezahlt wird, muss sie formal korrekt und nachvollziehbar sein.

Allgemeine Rechnungsangaben

vollständiger Name und Anschrift von Auftragnehmer und Auftraggeber
Rechnungsdatum
eindeutige Rechnungsnummer
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Projekt- und Leistungsbezug

Bezeichnung des Projekts
Bezug auf Angebot, Vertrag oder Leistungsverzeichnis
Beschreibung der bereits erbrachten Leistungen
Leistungszeitraum

Betragsdarstellung

bisherige Abschläge
aktueller Abschlagsbetrag
kumulierter Gesamtbetrag
verbleibender Rest bis zur Schlussrechnung

Steuerliche Angaben

Nettobetrag
Umsatzsteuer
Bruttobetrag

Fehlen diese Angaben, gilt die Rechnung häufig als nicht prüfbar, was zu Zahlungsverzögerungen führt.

Schritt-für-Schritt: Abschlagsrechnung erstellen

1. Leistungsstand ermitteln

Grundlage jeder Abschlagsrechnung ist der tatsächliche Projektfortschritt. Dieser muss:

messbar
dokumentiert
vertraglich zuordenbar

sein.

2. Bisherige Abschläge berücksichtigen

Bereits gestellte Rechnungen müssen sauber aufgeführt werden, damit:

keine Doppelabrechnung entsteht
der Restbetrag korrekt bleibt

3. Aktuellen Abschlagsbetrag berechnen

Der neue Abschlag ergibt sich aus: Gesamtleistung minus bereits abgerechnete Beträge.

4. Rechnung formal korrekt erstellen

Alle Pflichtangaben, Steuern und Projektbezüge müssen vollständig enthalten sein.

5. Prüfbarkeit sicherstellen

Eine klare Struktur reduziert Rückfragen und beschleunigt die Zahlung.

Beispiel einer Abschlagsrechnung

Projekt: Innenausbau Bürofläche

Auftragssumme: 80.000 € netto

1. Abschlagsrechnung

Leistungsstand: 30 %
Betrag: 24.000 € netto

2. Abschlagsrechnung

zusätzlicher Leistungsstand: 40 %
neuer Betrag: 32.000 € netto
bisher gesamt: 56.000 € netto

Schlussrechnung

Restleistung: 30 %
Schlussbetrag: 24.000 € netto
Verrechnung aller Abschläge

So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Anteil bereits bezahlt wurde.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

Rechnung nicht prüfbar

Unklare Leistungsbeschreibungen oder fehlende Mengenangaben führen zu Verzögerungen.

Fehlende Übersicht über Abschläge

Ohne kumulierte Darstellung entstehen:

Rückfragen
Korrekturen
Vertrauensverlust

Falsche Steuerberechnung

Fehler bei Umsatzsteuer oder Nettobeträgen können rechtliche Probleme verursachen.

Manuelle Excel-Verwaltung

Typische Risiken:

Rechenfehler
Versionskonflikte
fehlende Gesamtübersicht über mehrere Projekte

Warum strukturierte Abschlagsabrechnung wirtschaftlich wichtig ist

Regelmäßige Abschlagszahlungen sorgen für:

stabile Liquidität
geringere Vorfinanzierung
bessere Planbarkeit von Material- und Personalkosten

Fehlt eine saubere Struktur, entstehen schnell:

Finanzierungslücken
Zeitverlust durch Rückfragen
Konflikte mit Auftraggebern

Damit wird die Abschlagsrechnung zu einem zentralen Steuerungsinstrument im Projektgeschäft.

Digitale Erstellung von Abschlagsrechnungen

Softwarelösungen bieten gegenüber manuellen Prozessen deutliche Vorteile:

automatische Berechnung von Abschlägen
vollständige Projekthistorie
transparente Restbeträge
weniger Fehler durch manuelle Eingaben
schnellere Rechnungsstellung

Gerade bei mehreren parallelen Projekten wird digitale Unterstützung nahezu unverzichtbar.

Software für projektbasierte Abschlagsabrechnung

Spezialisierte Anwendungen bündeln:

Projektverwaltung
Abschlags- und Schlussrechnungen
Einbehalt-Tracking
Cashflow-Übersichten

Eine solche Lösung ist AbschlagPro, eine Software zur Verwaltung von Abschlagszahlungen und Projektliquidität über unterschiedliche Branchen hinweg.

Der praktische Nutzen liegt vor allem in:

Zeitersparnis bei der Rechnungserstellung
klarer Übersicht über Zahlungsstände
besser planbarer Liquidität über mehrere Projekte

Digitale Werkzeuge ersetzen keine vertraglichen Vereinbarungen, erleichtern jedoch die operative Umsetzung im Alltag erheblich.

FAQ zur Abschlagsrechnung

Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?: Sobald eine vertragsgemäße Teilleistung erbracht wurde und der Leistungsstand nachweisbar ist.
Wie viele Abschlagsrechnungen sind möglich?: Es gibt keine feste Anzahl. Entscheidend sind Projektfortschritt und vertragliche Vereinbarungen.
Wird die Umsatzsteuer bei jeder Abschlagsrechnung fällig?: Grundsätzlich ja, sofern eine steuerpflichtige Leistung abgerechnet wird.
Müssen Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung erscheinen?: Ja. Alle Abschläge werden in der Schlussrechnung verrechnet.
Lohnt sich Software für kleine Unternehmen?: Schon bei wenigen parallelen Projekten kann Software helfen, Fehler zu vermeiden und Liquidität besser zu planen.

Fazit

Eine korrekt erstellte Abschlagsrechnung sichert nicht nur den Zahlungseingang, sondern bildet die Grundlage für stabile Liquidität im gesamten Projektverlauf. Klare Leistungszuordnung, vollständige Pflichtangaben und eine transparente Darstellung der bisherigen Abschläge sind entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden.

Digitale Lösungen können den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und helfen, Abschlagszahlungen über mehrere Projekte hinweg zuverlässig zu steuern.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.