Abschlagszahlung Fristen: BGB, VOB/B und Praxis

Einleitung

Abschlagszahlungen scheitern in der Praxis selten am Anspruch, sondern an Zeit: Prüfung dauert, Rückfragen entstehen, Zahlungsläufe werden verpasst. Wer Fristen und Prozesspunkte kennt, kann Abschläge so stellen, dass sie schneller freigegeben werden.

Dieser Artikel erklärt:

  • wo Fristen herkommen (Vertrag, BGB, VOB/B)
  • welche Prozessschritte Zeit kosten
  • typische Stolpersteine
  • wie man Abschlagszahlungen beschleunigt (praxisnah)

Woher kommen Fristen für Abschlagszahlungen?

Fristen ergeben sich vorrangig aus:

  1. dem Vertrag (Zahlungsplan, Zahlungsziel)
  2. dem anwendbaren Regelwerk (BGB oder – bei Vereinbarung – VOB/B)
  3. kaufmännischen Abläufen beim Auftraggeber (Prüfung, Freigabe, Zahlungslauf)

Wichtig: In der Realität ist die „beste Frist“ wertlos, wenn die Rechnung nicht prüfbar ist. Prüfbarkeit ist der größte Hebel.

Fristen nach BGB (Grundprinzip)

Im Werkvertragsrecht (z. B. § 632a BGB) ist der Abschlagsanspruch an den Wert der erbrachten, vertragsgemäßen Leistung geknüpft. Konkrete Zahlungsfristen werden häufig vertraglich geregelt. Ohne klare Regelungen entstehen in der Praxis oft Interpretationsspielräume.

Praxisregel:

  • Ein sauberes Zahlungsziel auf der Rechnung (und im Vertrag) reduziert Diskussion.
  • Rechnungen sollten einen klaren Leistungsstichtag enthalten.

Fristen nach VOB/B (typischer Ablauf)

Bei vereinbarter VOB/B (insb. § 16 VOB/B) ist der Ablauf in der Praxis häufig strukturierter:

  • Abschlagsrechnung muss prüfbar sein
  • Auftraggeber prüft und zahlt innerhalb der vereinbarten Frist (oft vertraglich konkretisiert)
  • Einbehalte/Sicherheiten können integriert sein

Auch hier gilt: Die schnellste Zahlung kommt aus einer Rechnung, die ohne Rückfragen freigegeben werden kann.

Warum Zahlungen trotzdem zu spät kommen (häufigste Ursachen)

1) Rechnung „nicht prüfbar“

Fehlender LV-/Vertragsbezug, keine Mengen, keine Übersicht bisheriger Abschläge.

2) Unklarer Leistungsstand

Keine saubere Dokumentation (Aufmaß, Fotodoku, Abnahme Teilschritte).

3) Einbehalte nicht transparent

Einbehalte werden unterschiedlich verstanden oder nicht sauber ausgewiesen.

4) Freigabeprozess beim Auftraggeber

Technische Prüfung + kaufmännische Prüfung + Projektleitung + Zahlungsfreigabe.

5) Zahlungsläufe

Viele Unternehmen zahlen nur 1–2 Mal pro Woche. Wer knapp vor dem Lauf einreicht, rutscht in die nächste Woche.

Praxis-Tipps: So beschleunigst du Abschlagszahlungen

  • Stelle Rechnungen an festen Tagen (z. B. jeden Freitag) → Erwartbarkeit
  • Baue eine Standardstruktur für Prüfbarkeit (LV-Positionen, Summenblock)
  • Füge Belege an (Aufmaß, Stundenzettel, Lieferscheine, Fotodoku)
  • Nenne klar: Leistungsstichtag + Leistungsumfang
  • Frage vorab: Wer ist Freigeber? (Projektleitung, Bauleitung, Einkauf)
  • Vermeide „Sammelpositionen“ ohne nachvollziehbare Aufschlüsselung

Beispiel: Frist und Prozess realistisch planen

Du stellst am Montag eine Abschlagsrechnung.

  • Montag/Dienstag: technische Prüfung
  • Mittwoch: kaufmännische Freigabe
  • Donnerstag: Zahlungslauf

→ Zahlung am Freitag (optimal)

Wenn die Rechnung am Dienstag Rückfragen auslöst:

  • Rückfrage, Nachlieferung, erneute Prüfung

→ Verschiebung um 1 Woche ist schnell passiert.

Digitaler Hebel: Status, Einbehalte, Offene Beträge sauber tracken

Mit mehreren Projekten wird es schwierig, offene Abschläge, Prüfstatus und Einbehalte manuell zu steuern. Tools können:

  • pro Projekt offenen Betrag und Fälligkeit anzeigen
  • Zahlungseingänge zuordnen
  • Einbehalte separat ausweisen
  • To-dos/Erinnerungen für Nachfass-Calls setzen

AbschlagPro ist eine mögliche Lösung, um projektbasiert Abschläge, Zahlungsstatus und Cashflow in einer Übersicht zu halten.

FAQ

Gibt es eine einheitliche Frist für Abschlagszahlungen?
Meist nicht. Entscheidend sind Vertrag, vereinbartes Regelwerk und Rechnungspraxis.
Was ist die größte Ursache für Verzögerung?
Unprüfbare Rechnungen und fehlende Nachweise.
Wie kann ich verhindern, in den nächsten Zahlungslauf zu rutschen?
Früher einreichen und den Freigabeprozess beim Auftraggeber kennen.
Gelten VOB/B-Fristen automatisch?
Nein, die VOB/B muss wirksam vereinbart sein.
Hilft Software wirklich gegen späte Zahlungen?
Sie ersetzt keine Freigabe, aber sie reduziert Fehler, schafft Transparenz und erleichtert konsequentes Nachfassen.

Fazit

Fristen sind wichtig, aber Prüfbarkeit und Prozesskenntnis sind entscheidend. Wer Abschlagsrechnungen standardisiert, Nachweise mitliefert und den Zahlungsablauf beim Auftraggeber einkalkuliert, bekommt Abschläge deutlich schneller.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.